TEHNIK PERSIDANGAN
Oleh: Juwaini,S.Pd
Pengertian sidang
Sidang adalah sebuah media diskusi yang melibatkan lebih dari 2 orang dengan materi pembahasan yang telah disepakati bersama.
Pengertian tehnik persidangan
Adalah suatu mechanism atau cara untuk mengatur jalannya sebuah persidangan agar tercipta sebuah forum persidangan yang tertib dan teratur
Bentuk –bentuk persidangan
1. Sidang Terbuka : sebuah forum persidangan yang dihadiri oleh berbagai kalangan, misal para undangan, peserta siding, panitia pelaksana(Organizing Committee (OC) dan Steering Committee(SC))
2. Sidang Tertutup yaitu forum persidangan yang dibuka hanya untuk kalangan tetentu saja, misalnya khusus dihadiri oleh peserta sidang dan Steering Committee
Sistem Persidangan
Sistem persidangan adalah sebuah aturan pembentukan forum persidangan yang dibuat berdasarkan jenis persidangan yaitu
1. Sidang Paripurna : sebuah forum persidangan yang dihadiri oleh seluruh peserta sidang, untuk memutuskan kesepakatan bersama dari sidang sidang sebelumnya(misalnya hasil sidang pleno) , peserta sidang dalam hal ini tidak memiliki hak-hak yang dimilikinya.
2. Sidang Pleno adalah sebuah forum persidangan yang mengesahkan hasil keputusan sidang sidang komisi atau hasil keputusan dari sidang pleno itu sendiri.
3. Sidang Komisi adalah sebuah forum persidangan yang membahas dan membuat sebuah keputusan sementara dari peserta sidang komisi yang didelegasikan dan ditunjuk.
4. Sidang Sub Komisi adalah sebuah forum persidangan yang melakukan pembahasan dan membuat keputusan sementara dari peserta sidang sub komisi, dengan materi materi yang lebih kecil skupnya dari sidang komisi, sidang ini bersifat fleksibel bisa diadakan atau tidak.>untuk pembahasan pada hal yang insidentil atau penyikapan terhadap suatu rumusan atau pandangan dari sebuopini yang erkembang dalam sidang.
Instrument Persidangan
1. Peserta Sidang:
peserta sidang dalam sebuah forum persidangan dibedakan menjadi beberapa yaitu:
a. Peserta sidang penuh adalah peserta yang ditunjuk dan khusus didelegasikan untuk mengikuti jalanya persidangan dari awal sampai akhir persidangan
b. Peserta sidang peninjau adalah peserta sidang yang hanya ditunjuk untuk didelegasikan segbagai pengamat sebagai undangan(tamu sidang)
c. Sterring Committee adalah pengarah acara forum persidangan yang menyiapkan draft persidangan dan bertanggungjawab secara penuh pada semua aktifitas persidangan dari awal sampai akhir
2. Perangkat Keras (hard ware)
Adalah perangkat yang diperlukan sebagai kebutuhan skunder dalam melaksanakan sebuah forum persidangan yang berhubungan dengan fasilitas seperti:
a. ruangan, ada 3 macam model ruangan untuk melaksanakan sebuah forum persidangan yaitu ruang berbentuk U (tapal kuda), ruang berbentuk persegi panjang dan ruang berbentuk lingkaran (meja bundar).
b. Alat alat tulis
c. Meja kursi, palu sidnag, sound system dan alat bantu lainnya.
3. Perangkat Lunak (soft ware)
Adalah perangkat-perangkat yang diperlukan sebagai kebutuhan primer dalam pelaksanaan sebuah forum persidangan seperti draft-draft persidangan mulai dari draft rancangan jadual acara , tata tertib persidangan, materi-materi persidangan seperti materi AD/ART, tahap pencalonan, aturan pemilihan, surat keputusan dll.
4. Mekanisme persidangan
Adalah sebuah cara atau aturan main yang dibuat berdasarkan kesepakatan -kesepakatan bersama yang diatur dalam materi-materi draft persidangan oleh seluruh peserta sidang aturan main tersebut diantaranya adalah
a. Aturan untuk menyampaikan pendapat atau yang lebih dikenal dengan istilah INTRUPSI (menyela). Dalam menyampaikan pendapat atau intrupsi terdapat beberapa macam diantaranya:
1. Intrupsi point of ORDER
Intrupsi yang bersifat menolak atau tidak sepakat terhadap pendapat ornag lain
2. Intrupsi point of INFORMATION
Intrupsi yangbersifat memberi informasi atau tambahan terhadap pendapat orang lain yang masih berkaitan
3. Intrupsi point of CLARIFICATION
Intrupsi yang bersifat mengklarifikasi atau memberi penjelasanulang(penjernihan pendapat) orang lain atau pendapat sendiriyag sudah berlalu atau masih berkaitan.
4. Intrupsi point of JUSTIVICATION
Intrupsi yang bersifat pembelaan atau pembenaran terhadap pendapat sendiriatau menganggap pendapatnya yang benar dan masih berhubungan dengan pendapat sebelumnya
b. Pengaturan ketukan palu sidang yang dipegang oleh pemimpin sidang diantaranya :
1. KETUKAN 1 X
Ketukan untuk pengesahan – pengesahan yang bersifat sementara >tidak ada dalam draft pengesahan
2. KETUKAN 2 X
Ketukan untuk skorsing waktu, untuk istirahat breakbaik lama atau hanya sekedar menunggu waktu loobying, voting dll.
3. KETUKAN 3 X
Ketukan untuk pengesahan –pengesahan yang bersifat keseluruhan dan bakubiasanya dilakukan untuk pengesahan hasil sidang plenoparipurna atau untuk membuka atau menutup sebuah sidang
c. Hak dan kewajiban peserta sidang diberikan berdasarkan statusnya yaitu:
1. Peserta sidang penuh memiliki hak suara yaitu hak untuk menyampaikan pendapat dan sekaligus hak untuk dipilih dan memilih
2. Peserta peninjau hanya memiliki hak bicara yaitu hak menyampaikan pendapat saja.
3. Steering Committee (SC)dalam hal ini hanya memiliki hak bicara saja, apabila diperlukan oleh pemimpin sidang berdasarkan kesepakatan seluruh peserta sidang/ konsultasi.
4. Kewajiban peserta sidang semuanya sama yaitu mengikuti jalannya persidangan dari awal sampai akhir dan sekaligus mematuhi tata tertib persidangan dengan menaati semua keputusan yang telah dsepakati bersama
d. Pemimpin sidang Atau lebih dikenal dengan istilah PRESIDIUM SIDANG. Dalam forum persidangan pemimpin sidang dibedakan berdasarkan jenis persidangan yaitu
1. Sidang Paripurna dan sidang pleno presidiumnya berjumlah 3 orang terdiri atas ketua, wakil ketua dan sekretaris
2. Sidang komisi atau sub komisi atau sejenisnya adalah ketua sidang dan sekretaris sidang.
